Consejos para optimizar tu trabajo en casa

por Anastasios Avramis, nuestro director administrativo

El trabajo remoto se ha convertido en algo común hoy en día, a medida que el nuevo coronavirus continúa extendiéndose. Para muchas personas, esta debería ser la primera vez que tendrán que trabajar desde casa. El tamaño y la profesión no importan. El desafío es el mismo: asegúrese de mantenerse productivo y proteger a sus empleados. Y solo aquellos que hagan esto de la mejor manera posible tendrán los resultados correctos.

 Estamos orgullosos de DataScouting por ser flexible con el trabajo remoto. Y así es como lo hicimos.

Tener la tecnología adecuada para tratarlo como un verdadero espacio de trabajo.

Con la difusión de COVID-19, comenzamos los preparativos para que toda la empresa trabaje desde estaciones remotas. Enumeramos las necesidades de cada persona para ser totalmente productivo. Para nuestra empresa, las categorías fueron: espacio de oficina, conectividad a Internet, hardware, software, servicios de productividad.

El espacio de oficina no está garantizado para cada persona, pero afortunadamente no tuvimos problema.

Comprobación de la infraestructura física disponible

La conectividad a Internet fue un problema en algunos casos (bajas velocidades, sin conexión a Internet), pero con la ayuda del departamento de hardware de TI los problemas se solucionaron o se proporcionaron medios alternativos de conectividad a Internet. Para aquellos que tenían necesidades productivas específicas en hardware de computadora, se compiló una lista de verificación para el hardware disponible, que es necesario (aceleración de GPU de alta potencia y configuraciones de monitor dual para DataScouting, además de cámaras, auriculares) y el hardware fue proporcionado a cada uno. En dos casos, trasladamos toda la estación de trabajo a oficinas remotas, ya que esto era más fácil y las computadoras portátiles no eran suficientes para la productividad.

(Los programadores aman su hardware)

Pruebas y compatibilidad de software de los espacios de trabajo remoto

Al mismo tiempo, probamos la conectividad remota (x2go) en las computadoras de nuestra oficina a través de VPN (openvpn), en caso de que el hardware remoto no fuera suficiente, intentamos evitar estas soluciones debido al retraso en las actividades de escritorio remoto.

Asimismo, se distribuyó y verificó una lista de verificación de los requisitos de productividad de los componentes del software para todos y cada uno. Dado que DataScouting es un defensor del software de código abierto, fue bastante fácil y también se adquirieron todas las licencias de software propietario necesarias.

Prevención de riesgos: mantenerse conectado

Finalmente, se realizaron pruebas para verificar que todos los servicios utilizados para el desarrollo de software, colaboración y comunicación fueran directamente accesibles. En nuestro caso, esto incluiría correo electrónico, alojamiento de archivos, repositorio de código, escritura colaborativa, seguimiento de problemas, gestión de proyectos, mensajería instantánea y videoconferencia. Una vez más, para servicios no accesibles a través de Internet, se utilizó la conexión VPN a la sede de la compañía.

Ejecución experimental del trabajo remoto

Finalmente, decidimos hacer un trabajo de prueba remota en toda la compañía el jueves (comenzamos los preparativos el lunes) con operaciones planificadas para todo el día y luego regresamos a la oficina el viernes para ver cómo fue.

No fue.

(imagina un grillo cantando)

Reconociendo problemas en el trabajo remoto

Los principales problemas surgieron del hecho de que mucha comunicación entre los equipos se hace verbalmente, lo que cuando el tradujo en mensajes instantáneos consumió más tiempo que la implementación del tema de discusión. Las solicitudes de una videoconferencia se dejaron sin respuesta o tendrían miembros esperando la última participación antes de que comenzara la discusión. Surgieron más problemas cuando se programaron y realizaron pruebas conjuntas antes de que se confirmaran todas las ediciones del proyecto o al editar el mismo archivo al mismo tiempo se crearan documentos conflictivos porque no había WIP (trabajo en progreso) en el canal de mensajes. Al día siguiente, nos encontramos preguntándonos si era posible el trabajo remoto.

Era.

Establecendo pautas para superar las barreras de comunicación

Con base en la discusión que tuvimos, adoptamos una serie de reglas para interactuar. Dependiendo del medio, el alcance de la comunicación, la urgencia y la cantidad de personas involucradas, acordamos formas de trabajar. Gracias por la mañana por estar online y disponible para tareas (un buen día para todos del saludos). Saludo instantáneo en canales específicos del proyecto para coordinar a los miembros del equipo. Documentación de todas las evoluciones de tareas en nuestro software de gestión de proyectos. Uso de correos electrónicos para tareas que deben revisarse, como la gestión empresarial y la contabilidad. Insistir en que todos los clientes informan problemas en nuestra plataforma de seguimiento de problemas y, si no es posible, informar el problema nosotros mismos, para que todas las partes relevantes estén informadas. Programe, desde el comienzo del día, los horarios de las reuniones para que los equipos se comuniquen por teleconferencia (generalmente una o dos veces al día). Para algunas tareas, incluso se mantuvo un canal de comunicación continuo para garantizar que todos trabajaran con el mismo objetivo en mente. Y, lo más importante, delegar a las personas como puntos de contacto para todos los problemas de la empresa y la productividad (lo que significa que estos puntos de contacto deberán consumir mucho tiempo como mediadores de información, un paso necesario en el proceso, al menos al principio).

(Un extracto de nuestros muchos muchos muchos mensajes)

Mejores prácticas para el trabajo colaborativo en lugares de trabajo remotos

No solo desarrollamos nuestras comunicaciones para hacer frente al teletrabajo, sino que nuestros procedimientos de trabajo también tuvieron que adaptarse para maximizar la productividad de los lugares de trabajo remotos. Escalamos tareas para equipos de 2 a 3 personas para facilitar la colaboración. Declaramos documentar nuevas tareas con especificaciones más estrictas para minimizar las comunicaciones para aclaraciones. Declaramos que las preguntas administrativas deben agruparse y responderse a intervalos para evitar la inundación de personal clave (estamos seguros de que todos tuvieron un día en que lo único que hicieron fue responder a los correos electrónicos).

Desafíos y soluciones exclusivas para una empresa en teletrabajo

Aquí presentamos un estudio de caso de los problemas y tribulaciones de DataScouting en el trabajo remoto, mientras navegamos por el entorno social cambiante de cada uno de nosotros. No hace falta decir que otras compañías necesitan encontrar su propio camino hacia un modelo de teletrabajo productivo. Por supuesto, nos complace descubrir que todos nuestros clientes han evitado la mayoría de los problemas de trabajo remoto debido a la automatización y los procedimientos que nuestras soluciones han proporcionado para la productividad y la colaboración, pero esta será una publicación de blog totalmente diferente.

Manteniendo el espíritu alto

Los equipos de trabajo remotos efectivos no solo requieren la tecnología adecuada; Exigen el liderazgo correcto. Y no estaríamos más felices con nuestro equipo. Trabajar muy duro para comunicarse de manera nivelada, enfatizando el apoyo verbal y el estímulo es más importante que nunca. Establecer expectativas reales y confiar en nuestros empleados es muy importante. Por lo tanto, nuestro enfoque también ha cambiado y ahora alentamos a nuestro equipo a centrarse en lo que pueden hacer con seguridad (como proyectos que aún pueden ocurrir incluso en un entorno remoto). Nos aseguramos de proporcionar información y orientación sobre las prioridades actuales. Y, por supuesto, tenemos una «fiesta» online todos los viernes para mantener el ánimo.