Dicas para otimizar seu trabalho em casa

por Anastasios Avramis, nosso diretor administrativo

O trabalho remoto tornou-se comum hoje em dia, à medida que o novo coronavírus continua a se espalhar. Para muitas pessoas, essa deve ser a primeira vez que elas terão que trabalhar em casa. Tamanho e profissão não importam. O desafio é o mesmo: garanta que você permaneça produtivo e proteja seus funcionários. E somente aqueles que fazem isso da melhor maneira possível terão os resultados certos.

Orgulhamo-nos da DataScouting por ser flexível com o trabalho remoto. E aqui está como fizemos.

Ter a tecnologia certa para tratá-la como um espaço de trabalho real

Com o COVID-19 se espalhando, começamos os preparativos para que toda a empresa trabalhasse a partir de postos remotos. Nós listamos as necessidades de cada pessoa, a fim de ser totalmente produtivos. Para nossa empresa, as categorias foram: espaço de escritório, conectividade à Internet, hardware, software, serviços de produtividade.

O espaço de escritório não é garantido para cada pessoa, mas, felizmente, não tivemos problema.

Verificando a infraestrutura física disponível

A conectividade da Internet era um problema em alguns casos (baixas velocidades, sem conexão com a Internet), mas com a ajuda do departamento de hardware de TI os problemas foram corrigidos ou foram fornecidos meios alternativos de conectividade com a Internet. Para aqueles que tinham necessidades específicas produtivas em hardware de computador, uma lista de verificação foi compilada para o hardware disponível, o que é necessário (aceleração de GPU de alta potência e configurações de monitor duplo para DataScouting, além de câmeras, fones de ouvido) e o hardware foi fornecido a cada um . Em dois casos, transferimos toda a estação de trabalho para os escritórios remotos, pois isso era mais fácil e os laptops não eram suficientes para a produtividade.

(Programadores adoram seu hardware)

Teste e compatibilidade de software dos espaços de trabalho remoto

Simultaneamente, testamos a conectividade remota (x2go) em nossos computadores do escritório via VPN (openvpn), caso o hardware remoto não fosse suficiente – tentamos evitar essas soluções alternativas devido ao atraso nas atividades da área de trabalho remota.

Da mesma forma, uma lista de verificação das necessidades de produtividade dos componentes de software foi distribuída e verificada para todos e cada um. Como o DataScouting é um defensor do software de código aberto, foi bastante fácil e todas as licenças de software proprietário necessárias também foram adquiridas.

Prevenção de riscos – Permanecendo conectado

Por fim, foram realizados testes para verificar se todos os serviços usados para desenvolvimento, colaboração e comunicação de software estavam acessíveis diretamente. No nosso caso, isso incluiria email, hospedagem de arquivos, repositório de códigos, redação colaborativa, rastreamento de problemas, gerenciamento de projetos, mensagens instantâneas e videoconferência. Mais uma vez, para serviços não acessíveis pela Internet, foi usada a conexão VPN à sede da empresa.

Execução experimental do trabalho remoto

Finalmente, decidimos fazer um trabalho remoto de execução de teste de toda a empresa na quinta-feira (começamos os preparativos na segunda-feira) com operações planejadas para o dia inteiro e, em seguida, retornamos ao escritório na sexta-feira para ver como foi.

Não foi.

(imagine um grilo cantando)

Reconhecendo problemas no trabalho remoto

Os principais problemas surgiram do fato de muita comunicação entre equipes ser feita verbalmente, que quando traduzida em mensagens instantâneas consumia mais tempo do que a implementação do assunto da discussão. As solicitações para uma chamada de videoconferência foram deixadas sem resposta ou teriam membros aguardando a última participação antes da discussão começar. Surgiram mais problemas quando os testes conjuntos foram agendados e realizados antes que todas as edições do projeto fossem confirmadas ou a edição do mesmo arquivo ao mesmo tempo criava documentos conflitantes porque não havia um WIP (trabalho em andamento) no canal de mensagens. No dia seguinte, nos reunimos imaginando se era possível um trabalho remoto.

Era.

Estabelecendo diretrizes para superar obstáculos de comunicação

Com base na discussão que tivemos, adotamos uma série de regras para interagir. Dependendo do meio, do escopo da comunicação, da urgência e do número de pessoas envolvidas, concordamos em maneiras de trabalhar. Agradecimentos pela manhã por estarem on-line e disponível para tarefas (um bom dia a todos de cumprimento). Saudação instantânea em canais específicos do projeto para coordenar os membros da equipe. Documentar todas as evoluções de tarefas em nosso software de gerenciamento de projetos. Usando emails para tarefas que precisam ser revisadas, como gerenciamento de negócios e contabilidade. Insistindo em que todos os clientes relatem problemas em nossa plataforma de rastreamento de problemas e, se não for possível, relatando nós mesmos o problema, para que todas as partes relevantes sejam informadas. Marcar, desde o início do dia, os horários das reuniões para as equipes se comunicarem por teleconferência (geralmente uma ou duas vezes ao dia). Para algumas tarefas, até um canal de comunicação contínuo era mantido para garantir que todos estivessem trabalhando com o mesmo objetivo em mente. E, mais importante, delegar pessoas como pontos de contato para todos os problemas da empresa e da produtividade (o que significa que esses pontos de contato terão que consumir muito tempo como mediadores da informação – uma etapa necessária no processo, pelo menos no começo).

(Um trecho de nossas muitas muitas muitas mensagens)

Práticas recomendadas para trabalho colaborativo em locais de trabalho remotos

Não apenas desenvolvemos nossas comunicações para lidar com o teletrabalho, mas também nossos procedimentos de trabalho tiveram que ser adaptados para maximizar a produtividade de locais de trabalho remotos. Escalamos tarefas para equipes de 2 a 3 pessoas para facilitar a colaboração. Declaramos documentar novas tarefas com especificações mais rigorosas para minimizar as comunicações para esclarecimentos. Declaramos que as questões administrativas deveriam ser agrupadas e respondidas em intervalos para evitar o flood do pessoal-chave (temos certeza de que todos vocês tiveram um dia em que a única coisa que fizeram foi responder a e-mails).

Desafios e soluções exclusivos para uma empresa em teletrabalho

Apresentamos aqui um estudo de caso dos problemas e atribulações do DataScouting no trabalho remoto, enquanto navegamos no ambiente social em mudança de cada um de nós. Ele vai sem dizer que outras empresas precisam encontrar seu próprio caminho para um modelo de teletrabalho produtivo. É claro que temos o prazer de descobrir que todos os nossos clientes evitaram a maioria dos problemas de trabalho remoto devido à automação e procedimentos que nossas soluções forneceram para produtividade e colaboração, mas essa será uma postagem de blog totalmente diferente.

Mantendo o espírito alto

Equipes de trabalho remotas eficazes não exigem apenas a tecnologia certa; eles exigem a liderança certa. E não ficaríamos mais felizes com nossa equipe. Trabalhar muito duro para se comunicar de maneira nivelada, enfatizar o apoio verbal e o incentivo são mais importantes do que nunca. Definir expectativas reais e confiar em nossos colaboradores é muito importante. Assim, nosso foco também mudou e agora incentivamos nossa equipe a se concentrar no que eles podem fazer com certeza (como projetos que ainda podem acontecer mesmo em um ambiente remoto). Garantimos que fornecemos visão e orientação sobre as prioridades atuais. E, é claro, temos uma “festa” on-line toda sexta-feira, para manter o ânimo alto.